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在宅ワーク必見!! クラウドPBX(導入事例)を使って会社電話を自宅で発着する方法!!

いざテレワークで会社の電話応対を在宅で対応させたいと思っているが、どのようなサービスを申し込めばよいかお悩みの方へ

テレワークを実施すると、総務や人事担当者宛に指示が来るが具体的にはどうすれば良いか見当がつかない。ご導入いただいたお客様の殆どは同じように困られた状態でした。

そもそも電話設備は分からない事が多く、電話番号はそのままで良いの? 既存の電話機は使えるの?

など、何をどのように選ぶか基準や情報がよく分からないからかもしれません。

今回の導入事例では、実際にお客様からのお問合せ内容から導入までを包み隠さず解説します。

 

<在宅ワークでの電話応対の課題とは>

・事務所以外で会社の電話を複数人で取る方法は?

在宅ワークを行うにあたり、事務所の電話番号をいかに在宅で応対するかが、最初に直面する壁でしょうか?

1人だけで電話応対する場合は転送電話を利用すれば解決します。ただし、事務所の代表番号の場合は立て続けに入電することも多く、事務所でも複数人で応対している場合、同じことを在宅で行う場合は

使っているビジネスホンのように同時で応対できる仕組みが必要です。

クラウドPBXとは簡単に言うと「在宅のパソコンやスマートフォンをビジネスホン代わりに子機として利用」させるサービスです。

 

・在宅で事務所の電話番号で発信できるの?

クラウドPBXサービスを設定する際に、利用している電話番号をクラウド上にあるサーバーに登録します。発信、着信はサーバーを経由してスマートフォンや在宅用のパソコンで発着信できるようになります。

 

<在宅ワークで電話応対するには?>

・利用できる端末は?接続方法?音質は?

クラウドPBXで利用できる端末は何種類かあります。

◆スマートフォン・タブレット(アンドロイド・iOS)

接続方法:LTE回線 WiFi接続

音質:iOS端末:〇 アンドロイド端末:△

※LTE・WiFiとも電波状況に依存します。

◆パソコン(主にWindows)

接続方法:有線LAN、WiFi接続、LTE回線(LTE対応パソコンのみ)

音質:有線LAN:◎ WiFi接続:〇 LTE回線:△

◆IP電話専用電話機(見た目はビジネスホン電話機でLAN接続対応)

接続方法:有線LAN

音質:◎

※◎:推奨端末 〇:電波環境によるが概ね良好 △:電波環境・端末スペックに依存

 

・事務所の電話機はそのまま使えるの?

クラウドPBXを利用する場合、ご利用するサービスによっては既設の電話機を交換しなければ利用できないケースがあります。

例えば全てをフルクラウド化して事務所にクラウドPBXのサーバーを置かない場合や電話機がクラウドPBX対応でない場合は交換が必要です。

 

<問合せから導入までのプロセス>

 ここから実際にご導入いただいたお客様の内容を元に導入までのプロセスをご説明いたします。

 

◆ご導入までのプロセス◆

1)2020年3月27日 クラウドPBXのサイトを見て入電いただいた。

https://sdmobile.jp/motmobile/

 お問合わせ内容:会社に掛かってくる代表番号を、在宅勤務で受けるようにしたいとの事です。会社が支給している携帯電話にも入ってくるのかお尋ねです。ご相談の為、折り返しの連絡をご要望です。

 

お問合せに対応:概要の説明
今回の要望:

・在宅ワークを実施するにあたり、会社の電話番号を在宅で応対したい。

・スマートフォン側も会社の電話番号で発着信したい。

・早急にテレワークの環境を構築したい。

・ビジネスホンは交換して1年くらいなので、電話設備はそのまま生かしたい。

 

一次対応として下記の項目をヒアリング:

・既設のビジネスホンと連動させるか?

・ビジネスホンは使わず電話設備ごとクラウドPBXに移行するか?

・現在の電話回線は光電話回線か?

 

上記内容を確認して、お客様はとにかく急いで在宅ワーク出来る環境を作りたい為、並行して申込を進めて欲しい要望があり、概算のお見積り及び申込書をメールにて送付。

 

2)2020年3月30日:クラウドPBXの申込み依頼。

 

本来工事前に現場調査を行うが、コロナウイルスの影響で極力来社を減らすため、メールにて下記項目をヒアリングした現場環境です。

 

<既設機器構成>

既設ビジネスホン メーカー:OKI    機種名:CrosCore2      

<既設回線>

光回線タイプ キャリア:NTT東日本  タイプ:フレッツ 光ネクスト

ISP(プロバイダ):ぷらら       固定IPの有無:なし

光電話プラン:ひかり電話オフィスA   チャネル数:5

<クラウドPBXの利用希望端末>

スマートフォン機種名:iPhone 4台パソコン設定数:1台

 

◆現場環境を元に工事までの準備事項を説明

既設のビジネスホンと連動させるときには何点か注意点があります。

・既設ビジネスホンと連動するにあたり収容方法が変ります。

現在、光電話回線をONU(光終端装置)からOKIビジネスホンに直接収容しています。

今回、接続方法が弊社GWを経由してOKIビジネスホンに収容させる内容に変更します。

それにより、会社の電話番号は弊社GW経由でスマートフォンや在宅用パソコンに発着信させつつ、OKIビジネスホンにも発着信できるように変更。

 

現状 ONU→OKI CrosCore2 主装置に光回線を収容→電話機

 

今回 ONU→弊社GWに光回線を収容(電話アプリで発着信)→INS64回線に変換→OKI CrosCore2 主装置にINS64回線で収容→電話機

 

・既設ビジネスホンへの追加部材

・今回、OKIビジネスホンにはINS64ユニットが収容されていない為、ユニットのご用意と設定が必要となります。

 

・既設ビジネスホンについては保守を担当する業者がおり、今回はお客様にINS64ユニットの手配及び設定をクラウドPBX設置工事に合わせて、工事に立ち会っていただく様に依頼をしていただいた。

 

5)2020年4月21日工事当日

今回、既設ビジネスホンの保守業者と工事日を調整する必要があり、お申込みから約3週間後の工事となりました。弊社でサポートできるビジネスホンの場合、10日~2週間で工事となります。

 

工事はビジネスホンの保守業者がOKIビジネスホンの光電話ユニットをINS64ユニットに交換し、 ビジネスホンの設定を変更。

 

弊社工事はクラウドPBXのGWに光電話回線を収容して、弊社GWからOKIビジネスホンに変換したINS64回線を収容させる。

 

利用するスマートホン(今回はiPhone)にクラウドPBXのアプリを設定。在宅用パソコンについては当日、お客様の都合で設定が出来なかった為、後日に弊社カスタマセンターより遠隔でアプリを設定。

 

今回は現場調査に伺えず、お客様に現在のご利用環境を調べていただいたため、お時間が掛かりました。普段より電話環境を把握しているお客様は少ない為、弊社では可能な限り現場調査でお伺いし、お客様のご利用環境にあった内容でご提案いたします。

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